K1 Офсетная Типография
ИС "К1"
Разработчик: ТриАПринт (www.3a-print.ru)
Платформа разработки: FileMaker Pro
 
Система К1 была разработана для одной из московских типографий. Основной профиль предприятия - различная рекламная продукция (буклеты, листовки, брошюры, каталоги и прочее), дизайн, печать и постобработка. Разработанное приложение с успехом используется для ведения учета заказов, начиная со стадии приемки до выдачи заказчику.

Основные функции и характеристики системы:
  • Создание и редактирование Заказа в системе, с указанием сроков изготовления и заполнением обязательных полей
  • Калькуляция заказа (см. ниже)
  • Распечетка бумажной версии Заказа для подписи заказчиком
  • Назначение "ответственного" дизайнера/верстальщика для обработки и подготовки заказа к печати
  • Планирование готовности макета и фотоформ (двухнедельный график)
  • Учет готовности макета и готовности фотоформ, передачи в печатный цех
  • Учет заказа (наличия) бумаги для производства заказа
  • Учет начала и окончания печати
  • Учет готовности операций послепечатной обработки (postpress)
  • Фомирование общего отчета (единая сводка заказов на стол директору) по текущей загрузке типографии с указанием пооперационной готовности по каждому заказу.
  • Ведение системы пользователей с различными правами и функциями (менеджеры, дизайнеры, начальник отдела допечатной подготовки, менеджер производства/мастер/технолог, директор)
  • Формирование отчета о состоянии текущих "своих" заказов для каждого пользователя ("мои заказы)
  • Формирование отчета по "проблемным" заказам (срочные заказы, отсутствует бумага, заблокированы из-за отсутствия оплаты
  • Ведение базы клиентов-заказчиков, с возможностью посмотреть все сделанные клиентом заказы.
  • Расчет статистики выполненных за период заказов
  • Учет допущенных производственных ошибок - брака (перевывод фотоформ (пленок), брак печати, брак послепечатной подготовки)
  • Оптимизация для использования через web-интерфейс
Одной из главных характеристики системы является четкое разделение прав и обязанностей различных категорий пользователей. Такое разделение позволило своевременно учитывать и отслеживать состояние заказа на всех статиях его обработки. С общей схемой прохождения заказа на производстве можно ознакомиться на рисунке ниже (нажмите на рисунок, чтобы посмотреть в полный размер)


Основные обязанности пользователей приведены в таблице:

Менеджер
Дизайнер
Начальник отдела
допечатной подготовки
Менеджер
производства
Создание и
редактирование бланка
заказа. Если поля, обязательные для
заполнения, не заполнены, заказ не регистрируется в
системе

Распечатка
технологической карты.
Проследить, чтобы
заказчик расписался на
бланке после внимательного
ознакомления, поставить свою подпись.

Заполнение поля “Заказ
выдан дата” своевременно,
как только закачик забрал заказ.
Регулярно просматривать
режим “Мои заказы” на
предмет появления новых
заказов.

Своевременно заполнять
поле текущего состояния заказа например, “отправили на утверждение по почте”,
“жду материалы от
заказчика”, “макет
подписан” и т.п.


Заполнение поля
“дизайнер” (кто из
дизайнеров назначен на
выполнение заказа).

Проверка и своевременное
редактирование полей
“дата пленки”, “дата
макет”.

Заполнение поля “Пленки
проверены и отправлены”
сразу после проверки
пленок и отправки их цех.

Заполнение полей
“перевывод” и “комментарий к нему”, в случае брака допечати, с указанием виновного и
суммы ущерба.

Своевременный заказ
бумаги на основе данных в
поле “Заказ бумаги и др.
материалов”. Информация
о заказах с незаказанной
бумагой всегда
присутствует на главной
странице системы
(“проблемные заказы”) и в
режиме “заказы в
производстве”. Кроме того
это можно просмотреть в
режиме заказ “Заказ
материалов”

Заполнение полей
производственной части,
начиная с поля “Печать
начало”, по мере
поступления информации
о прохождении заказа.

Заполнение поля “склад”.
Как только работа по
заказу завершена и заказ
отправлен на тот или иной
склад.

Система К1 была спроектирована с учетом доступа пользователей через web-интерфейс. Использование web-интерфейса позволяет подключать новые рабочие места к системе без установки какого-либо специального программного обеспечения, необходим только браузер. Система К1 разработана на платформе FileMaker Pro.

Система расчета стоимости заказа (калькулятор)

Помимо вышеперечисленных функций в системе К1 был разработана система расчета стоимости заказа. Стоимость заказа в полиграфии зависит от объема, выполняемых операций, правильно подобранного оборудования и материалов. При этом цена за единицу продукции зависит от тиража, а принципы расчета стоимости для различных операций могут сильно отличаться друг от друга. Обычно типографии использует свои собственные системы и принципы расчета. В системе расчета заказов К1 была полностью реализована система расчета принятая у заказчика. Система позволяла рассматривать каждый заказ как совокупность нескольких (количество произвольно) модулей расчета, в зависимости от используемого оборудования, материалов. Например брошюра это обычно блок, обложка, возможно, вкладка.

Основные характеристики системы расчета заказов
  • Модульность построения расчета
  • Операции и материалы рассчитываемые для каждого модуля в отдельности, и операции для всего изделия
  • Возможность устанавливать индивидуальные базовые значения для расчета модуля, отличные от принятых по умолчанию. Например], количество листов на приладку, цена за лист дизайнерской бумаги и прочее.
  • Получение полной калькуляции (смета) по каждой операции и материалам.
  • Возможность установки индивидуальных для заказа скидок и наценок
  • Возможность создания Заказа в системе учета заказов на основе сделанного расчета с автоматическим заполнением технологической карты.
  • Возможность сохранения расчета для последующего использования.
  • Возможность сохранения расчета в виде шаблона расчета для последующего использования при расчете типовых заказов
  • Возможность редактирования исходных базовых значений, пооперационных прайс-листов, характеристик печатных машин